Géolocalisation de véhicule en entreprise (PME) : loi, CNIL et obligations légales en 2026
Installer un système de géolocalisation sur des véhicules professionnels est devenu courant dans les PME de toute taille.
- Optimiser les tournées.
- Réduire les coûts carburant.
- Sécuriser les véhicules.
- Mieux organiser les équipes terrain.
Mais une question revient systématiquement :
La géolocalisation des véhicules d’entreprise est-elle légale ?
La réponse est oui. Mais uniquement si certaines règles sont respectées.
Voici le guide complet, clair et opérationnel pour mettre en place un système conforme en 2026.
La géolocalisation des véhicules professionnels est-elle légale en France ?
Oui, un employeur peut installer un système GPS sur un véhicule professionnel.
Cependant, le dispositif doit respecter un principe fondamental : la proportionnalité.
Autrement dit :
La géolocalisation doit répondre à un objectif précis et légitime, lié à l’activité de l’entreprise.
Elle ne peut pas être utilisée pour surveiller abusivement un salarié.
Que dit la CNIL sur la géolocalisation des salariés ?
Selon les recommandations de la CNIL, une entreprise peut installer un dispositif de géolocalisation dans un véhicule professionnel lorsqu’il répond à un objectif précis et justifié.
Pour une PME de toute taille de flotte de véhicules, les cas les plus courants sont les suivants :
Suivre et justifier une prestation liée au véhicule
La géolocalisation peut être utilisée pour :
✓ Justifier une intervention chez un client
✓ Facturer une prestation de transport
✓ Prouver un passage sur site
✓ Suivre un transport de personnes ou de marchandises
Exemple concret :
Une entreprise de maintenance peut vérifier qu’un technicien s’est bien rendu à l’adresse prévue.
Assurer la sécurité des employés et des véhicules
Un dispositif GPS peut être installé pour :
✓ Localiser un véhicule en cas de vol
✓ Sécuriser des marchandises transportées
✓ Protéger un salarié travaillant seul
✓ Retrouver un véhicule détourné
Certaines solutions permettent d’activer la localisation uniquement après déclaration de vol. (Ceci n’est pas notre cas, vous pouvez localiser le véhicule en temps réel sauf en mode vie privée activé)
Optimiser l’allocation des moyens
La géolocalisation peut servir à :
✓ Identifier le véhicule le plus proche d’un client
✓ Envoyer l’équipe la plus réactive sur une urgence
✓ Réorganiser une tournée en temps réel
C’est particulièrement pertinent pour les PME du bâtiment, de la maintenance ou du transport local.
Suivre le temps de travail, *sous conditions
La géolocalisation peut être utilisée pour contrôler les horaires uniquement si :
✓ Aucun autre dispositif fiable n’existe
✓ Le suivi est proportionné
✓ L’objectif est clairement défini
Elle ne doit pas devenir un outil de contrôle systématique.
Respecter une obligation réglementaire
Vérifier le respect des règles d’utilisation du véhicule
Il est possible de constater une utilisation abusive d’un véhicule professionnel.
Important ! :
Il n’est pas nécessaire de connaître précisément le trajet effectué.
Le simple constat de kilomètres parcourus en dehors des horaires autorisés peut suffire à caractériser un abus.
Dans quels cas la géolocalisation est interdite ?
La CNIL interdit clairement certains usages.
Un système GPS ne peut pas être utilisé :
- Pour contrôler le respect des limitations de vitesse
- Pour surveiller un salarié en permanence
- Pour suivre un représentant du personnel dans le cadre de son mandat
- Pour collecter des données en dehors du temps de travail (trajet domicile-travail, pauses, week-end…)
- Pour calculer le temps de travail lorsqu’un autre système existe déjà
Concernant les salariés disposant d’une grande autonomie (exemple : commerciaux itinérants organisant librement leurs déplacements), l’utilisation d’un dispositif GPS doit être particulièrement justifiée et proportionnée.
Cas concret : PME de 18 véhicules d’intervention
Prenons une entreprise de maintenance chauffage avec 18 véhicules utilitaires.
Problèmes rencontrés :
– Difficulté à vérifier les heures réelles de départ et de retour
– Litiges clients sur les horaires d’intervention
– Véhicules utilisés occasionnellement en dehors des horaires autorisés
– Manque de visibilité globale sur l’activité terrain
Le dirigeant décide d’installer un système de géolocalisation.
Objectif déclaré :
- Sécuriser les véhicules
- Disposer d’un historique fiable des trajets
- Vérifier les plages horaires d’utilisation
- Pouvoir justifier une intervention en cas de contestation
Mise en conformité :
- Information écrite des salariés
- Paramétrage des horaires de suivi
- Accès restreint aux données
- Conservation limitée à 2 mois
Résultat :
✓ Suppression des litiges horaires
✓ Meilleure discipline sur les horaires
✓ Réduction des utilisations abusives
✓ Sécurisation juridique
Le système n’a pas servi à surveiller en permanence, mais à structurer la gestion.
Et surtout : il est resté parfaitement conforme aux règles de la CNIL.
Comment paramétrer concrètement un système de géolocalisation conforme en PME ?
Voici comment une PME de 5 à 50 véhicules doit procéder.
1. Définir précisément la finalité dans le logiciel
Avant même d’activer le suivi, posez-vous une question simple :
Pourquoi installez-vous la géolocalisation ?
Exemples valables :
- Justifier les interventions clients
- Sécuriser les véhicules
- Vérifier les plages horaires d’utilisation
- Disposer d’un historique fiable des trajets
Cette finalité doit être cohérente avec votre lettre d’information aux salariés.
➡︎ Télécharger le modèle de lettre d’information aux salariés sur la mise en place d’un système de géolocalisation
2. Paramétrer les plages horaires de suivi
Un point essentiel.
Le système ne doit pas collecter de données en dehors du temps de travail si le véhicule peut être utilisé à titre privé.
Dans une PME classique :
- Activation du suivi : 7h30
- Désactivation : 18h30
- Désactivation week-end si non travaillé
Cela démontre immédiatement la proportionnalité du dispositif.
3. Limiter les accès aux données
Toutes les personnes de l’entreprise ne doivent pas avoir accès aux positions GPS.
Bonne pratique :
- Accès réservé au dirigeant ou responsable d’exploitation
- Historique accessible uniquement en cas de besoin
- Journalisation des connexions
Moins il y a d’accès, plus vous êtes protégé juridiquement.
4. Activer les rapports plutôt que le suivi en direct permanent
Le suivi en temps réel est autorisé, mais il ne doit pas devenir une surveillance continue.
Dans une PME structurée, on privilégie :
- Les rapports d’activité
- L’historique consulté en cas de besoin
- Les alertes horaires
Cela montre que le système est un outil de gestion, pas de contrôle permanent.
5. Définir une durée de conservation cohérente
Cher dirigeant,
La question de la durée de conservation des données de géolocalisation est l’un des points les plus sensibles en cas de contrôle. En règle générale, pour une PME de 1 à 100 véhicules, la durée recommandée est de 2 mois maximum.
Pourquoi ?
Parce que cette durée est considérée comme proportionnée pour :
- Gérer un litige client récent
- Vérifier une intervention contestée
- Contrôler une utilisation anormale d’un véhicule
- Répondre à une demande interne rapide
Si vous conservez les données 60 jours et que vous pouvez expliquer :
“Nous conservons les données 60 jours afin de gérer les éventuels litiges clients et vérifier les interventions récentes.”
Vous êtes dans une logique parfaitement défendable.
Et si vous souhaitez conserver les données 12 mois ?
C’est possible.
Mais uniquement si vous pouvez justifier objectivement cette durée.
Exemples de justifications recevables :
- Activité avec cycles de facturation longs (BTP, marchés publics)
- Litiges clients pouvant apparaître plusieurs mois après intervention
- Obligation contractuelle imposant un historique annuel
- Nécessité d’analyse annuelle d’activité (dans une logique statistique anonymisée)
- Exigence d’assurance ou de conformité sectorielle spécifique
Dans ce cas, votre justification doit être formalisée dans :
– Votre registre RGPD
– Votre politique interne
– Votre document d’information salarié
La logique à retenir est simple :
Plus la durée de conservation est longue, plus la justification doit être solide et documentée.
En pratique, pour une PME classique de services ou d’intervention locale, 60 jours suffisent largement. Conserver 12 mois “au cas où” serait considéré comme excessif.
Et en cas de contrôle, l’administration vous demandera :
Pourquoi avez-vous besoin d’un an d’historique précis des déplacements ?
Si vous ne pouvez pas répondre clairement, la conservation sera jugée disproportionnée.
En résumé :
✓ 2 mois = durée standard sécurisée
✓ 12 mois = possible, mais uniquement avec justification formalisée
Sans justification = risque juridique inutile
Comment paramétrer concrètement un système de géolocalisation conforme en PME ?
Dans une PME, la mise en place d’un système de géolocalisation peut parfois susciter des interrogations ou des craintes.
Un salarié peut estimer :
- Être surveillé en permanence
- Ne pas avoir été correctement informé
- Que le dispositif porte atteinte à sa vie privée
La première règle est simple :
La contestation ne signifie pas que vous êtes en tort.
Elle signifie que vous devez être en mesure de démontrer la conformité du dispositif.
Les trois éléments que vous devez pouvoir présenter
En cas de contestation, vous devez pouvoir produire :
- La lettre d’information remise au salarié
- La finalité précise du dispositif
- Les paramètres configurés (plages horaires, accès restreints, durée de conservation)
Si ces trois éléments sont solides, la contestation perd immédiatement de sa force.
Que faire concrètement ?
Si un salarié conteste :
- Organisez un entretien explicatif
- Rappelez la finalité du système
- Montrez que les données ne sont pas collectées hors temps de travail
- Précisez les accès limités
Dans la majorité des cas, la tension disparaît lorsqu’il comprend que le système est un outil de gestion et non de surveillance personnelle.
Quand le risque juridique apparaît-il réellement ?
Le risque apparaît uniquement si :
- Le salarié n’a jamais été informé
- Le système fonctionne 24h/24 sans justification
- Les données sont conservées excessivement
- Le dispositif est utilisé pour sanctionner abusivement
Autrement dit, le problème n’est pas la géolocalisation en elle-même.
C’est son utilisation disproportionnée.
FAQ
Un salarié peut-il refuser la géolocalisation de son véhicule professionnel ?
Peut-on géolocaliser un véhicule de fonction utilisé à titre privé ?
La géolocalisation peut-elle servir à contrôler la vitesse ?
Faut-il obligatoirement consulter le CSE ?
La géolocalisation peut-elle remplacer une pointeuse ?
Combien de temps peut-on conserver les données GPS ?
Les données de géolocalisation sont-elles considérées comme des données personnelles ?
Ce qu’il faut retenir pour une PME
La géolocalisation des véhicules professionnels n’est pas une zone grise juridique.
Le cadre est clair.
Pour une PME, la question n’est donc pas :
“Est-ce légal ?”
La vraie question est :
“Est-ce correctement encadré ?”
Lorsqu’elle est mise en place avec méthode, la géolocalisation devient :
- Un outil de gestion
- Un outil de sécurisation
- Un outil de traçabilité
- Un outil de protection en cas de litige
Elle permet de structurer l’activité terrain sans créer de surveillance excessive.
En revanche, un dispositif mal expliqué, mal paramétré ou mal documenté peut générer des tensions inutiles.
La différence ne tient pas à la technologie.
Elle tient à la manière dont elle est intégrée dans l’entreprise.
Mettre en place une géolocalisation conforme et sereine
Pour une PME disposant d’une flotte de véhicules, la mise en conformité repose sur des bases simples :
✓ Définir une finalité claire
✓ Informer les salariés
✓ Paramétrer des plages horaires adaptées
✓ Limiter les accès aux données
✓ Définir une durée de conservation cohérente
Si ces éléments sont respectés, la géolocalisation devient un outil structurant, juridiquement sécurisé et pleinement compatible avec le cadre fixé par la CNIL et le RGPD.
